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大型会议活动策划的场地如何布置?需要注意什么?

文章来源:北京公关公司 2018-06-13

活动策划公司在布置会议场地的时候一定要切合会议主题,这样?#25293;?#22815;不偏离会议举行的主题,不管是在音乐风格的选择上,还是在放置会议桌子的类型方面都必须要有一个比较清晰的要求才行。今天我们就来分享一下大型会议活动策划的场地如何布置?需要注意什么?

大型会议活动策划的场地如何布置?

1、主题

在布置的时候最主要的就是要切题,要符合会议的主题,在布置会议场地的时候千万不可以想什么做什么,更加不可以天马行空,而是要根据主办方他们的要求,会议举行的性质等等各个方面进行布置,这样?#25293;芄煌?#20986;这一次会议的宗旨以及目的,举个例子,如果要举行度假型的会议可以在游艇上举行,整个会议场地的风格可以设置的非常的个性,轻松化。这都是会议公司在进行策划的时候应该提前制定好的。

2、正规

虽然参加会议的人他们不会对会议现场的布置有什么特殊的喜好,但是他们在进入会场的那一个?#24067;?#33041;子里面就会有一个非常直观的心理感受,所以我们最好要让会议现场变得比较整洁有序,这?#25293;?#26174;示出会议的正规性。

3、朴素

会议主办者一般比较关?#30446;?#37325;的是会议的效果,说实话如果要会议主办者从返繁华的会议场地以及舒适的会议环境进行选择的话,基本上大部分的主办者都会选择舒适的会议环?#24120;?#32780;且主办者更加关心的是会议公司在设置场地的时候所需要使用的花费,最好是能够用最经济实惠的方法达成他们的想法,所以在进行会议场地布置的时候尽量做到朴素。

举行大型会议活动策划需要注意什么?

1、考虑好开场时间

如果是内部活动,与会者也许就在现场上班,那么开场时间就很灵活了。但是,如果他们都是9点钟上班,10点种再开始活动就不是很合适了。因为他们很可能要收发电子?#22987;?#22238;电话或是处理其他突发事件等。如果有人得?#19979;?#26469;参加会议的话,活动开场时间就不宜过早。因为若是在高峰期?#19979;罰?#20182;们就得承担较高的路费,或在路上浪费很多时间。么就做折衷?#25165;牛?1点开始,12点半午餐,1点半到3点钟开会。

2、可以考虑以午宴作为开始

如果在下午举办活动是个不错的选择,可以以自选午餐作为活动的开始,这样就可以使多数与会者在活动开始时准时到达。这样做的不足是很难准确预测按时参加午宴的人数,所以配备多少食物也是个难题。

3、不要取消晚上的活动

是否取消晚上的活动是值得做个市场调查的。这样就可以看看有多少潜在的会议代表认为这种晚上进行的半天会议是完全可以接受的。例如,忙碌的职业人也许发现可以早点过来参加这个活动。注意不要忽略有家庭责任的人,比如需要接孩子回家的人。与此同时,晚上也更容易?#19994;?#21512;适的、能负担得起的场地——比如大学或学院的教室,它们空着也是空着,而且晚上可以停车的地方也很多。同样,由于有人会直接从工作的地方赶来参加活动,?#25165;?#20123;茶点也是很合情理的。

4、宣传要相当谨慎

尤其是有些人也许要赶几个小时路去参加一次半天活动,或是从那里返回。如果不能达到他们的预期效果,他们会非常不高兴。这就意味?#25293;?#24517;须清晰描述您的目标听众、合作组织,以及活动既定效果等等。您可以参考本书中关于组织大型会议中专题?#33268;?#20250;部分的详细建议,并?#28304;?#26469;调整自己活动的基本理念、效果以及时间。

5、可以考虑再举办一次这样的活动

有时举办2至3次半天活动是很值得的。您可以在同一天的?#29004;?#26102;段、一周的?#29004;?#26102;间举办活动,也可以在?#29004;?#30340;会场举办活动。这样,潜在的与会者就可以任意选择了。但这样的活动常常不会有主题演讲——?#36127;?#27809;有人愿意把同样的演讲重复好几次。但?#20999;?#20256;活动就?#29004;?#20102;,主办人会发现重复举办活动会吸引更多的目标听众。

6、谨慎起草章程大纲

您?#27604;?#29702;想化地希望会议开始时,会议代表就到齐了所以会议开始时应当?#25165;?#20123;看似相当重要的内容。然而,即使是时间很短的活动,也常会有代表迟到。所以最好在正式开始活动15 分钟后再?#25165;?#26368;重要的活动内容。这样大家就可能都到齐了,不会遗漏掉重要事项。

对于大型会议活动策划的场地布置和注意事项就介绍到这里,如果您还有什么疑问可以联系我们。

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